Comment réussir ses visioconférences

Ce qu’il faut faire et éviter lors d’une visioconférence

Les logiciels de visioconférence tels que Zoom ou Skype sont aujourd’hui omniprésents dans le cadre professionnel. En effet, le contexte sanitaire lié à la pandémie de Covid-19 a largement contribué à la démocratisation du travail à distance et à la mise en place de réunions en ligne.

Cependant, la composante virtuelle dans l’organisation d’une réunion de travail peut rapidement s’avérer une épreuve pour les personnes non aguerries qui peuvent peiner à conserver une attitude professionnelle de manière constante.

Pour vous aider à passer vos réunions professionnelles en évitant les «aléas du direct», voici ce qu’il faut faire lors d’une vidéoconférence.

Un espace de travail organisé et calme

L’un des conseils les plus importants est d’essayer de se trouver un espace dédié au travail, bien que ce ne soit pas chose aisée pour tout le monde.

Il est primordial d’organiser ou de répondre à vos appels ou à vos réunions de travail dans un espace rangé et calme, où vos éventuels enfants ou animaux de compagnie ne pourront pas venir vous déranger. En effet, en travaillant au sein d’un espace qui y est dédié, vous serez plus détendu et en mesure de vous concentrer sur vos interlocuteurs, sans bruit de fond désagréable. 

Un arrière-plan travaillé

Votre webcam ou votre ordinateur portable doit être installé de manière à afficher une vue claire et dégagée. Faites place nette autour de vous, ne vous asseyez pas trop loin ou trop près de la caméra et faites en sorte que l’éclairage soit adapté, en faisant attention à un éventuel contre-jour.

N’hésitez pas à contrôler le rendu de votre retour caméra et à effectuer des améliorations. Si vous avez des objets de décoration que vous souhaitez cacher sans pour autant transformer votre intérieur, la majorité des logiciels proposent des arrière-plans virtuels à superposer à votre image.

Une apparence soignée

Ici, la règle générale veut que vous vous habilliez comme vous le feriez pour une réunion de travail «classique». Il peut, certes, être tentant de sauter sur notre ordinateur portable à la sortie du lit, en pyjama, pour ne pas rater une réunion mais cela n’est toutefois pas la meilleure façon de soigner son image professionnelle.

En effet, travailler à domicile peut être le synonyme de tenues décontractées toute la journée, mais il est important de faire l’effort d’une apparence soignée, au moins lorsque vous interagissez de visu avec vos collaborateurs. Il ne s’agit pas de revêtir, pour autant, votre plus beau costume ou tailleur, mais simplement d’être assez présentable et de conserver une apparence professionnelle. Vous constaterez également qu’en vous apprêtant davantage, vous serez dans de meilleures dispositions pour avoir un échange plus productif et pertinent avec votre équipe.

Des vérifications avant le lancement de la réunion

Afin d’éviter toutes déconvenues lors de votre réunion en visioconférence, connectez-vous  quelques minutes avant (3 à 5 minutes) pour vérifier que votre caméra et votre micro fonctionnent correctement et que votre signal WiFi est suffisamment puissant pour permettre l’appel. Personne n’aime les coupures ou les interférences dues à une mauvaise connexion ou une mauvaise installation. Aussi, avant de commencer la réunion à proprement parler, assurez-vous que tout le monde peut s’entendre.

Une gestion du micro adéquate

L’un des aspects essentiels et déterminants à la bonne conduite d’une visioconférence consiste à couper votre micro dès que vous ne parlez plus.

Même si vous vous trouvez dans un endroit calme, votre micro peut capter beaucoup de bruits de fond (clavier d’ordinateur, toux, trafic routier…) qui peuvent distraire les participants voire amener la personne qui parle à se répéter. La plupart des logiciels de visioconférence disposent d’un bouton permettant de couper votre micro ou de couper celui des participants. Veillez simplement à réactiver le micro lorsque vous prenez la parole.

D’ailleurs, pensez à indiquer quand vous souhaitez prendre la parole, au risque de perturber le déroulement de la réunion. Couper la parole ou rebondir spontanément sur des propos risque de casser la fluidité de la visioconférence et de déranger les participants plus que lors d’une réunion physique.  Vous pouvez lever la main ou mettre un commentaire dans la zone de discussion pour indiquer que vous souhaitez prendre la parole en suivant.

Si vous dirigez la réunion, il est bon de définir le déroulement de la réunion dès le départ ( « Je vais faire une présentation de 15 minutes, puis je ferai le tour de chacun d’entre vous pour les questions » par exemple).

Une concentration et une attention constantes

Cela peut paraître évident, mais lorsque vous participez à une visioconférence, il est crucial d’être attentif et concentré sur celle-ci. Se laisser distraire est beaucoup plus simple lorsqu’on est chez soi que lorsqu’on est au bureau. Pour rester concentré à la maison, vous pouvez, comme au bureau, prendre des notes de manière à mieux assimiler ce qu’il se dit et éventuellement y réagir.

Cependant, vous devez également résister à la tentation de changer d’onglet pour faire autre chose ou simplement de regarder votre téléphone. Même si vous pensez être capable de gérer facilement plusieurs tâches en même temps, ce type de distraction vous empêchera de tirer réellement profit de la réunion en cours et indiquera à vos collaborateurs que vous ne vous souciez pas de ce qu’il se passe. Aussi, essayez, tant que faire se peut, de regarder la caméra lorsque vous parlez. Cela permet de reproduire le ressenti d’un échange en face à face et de vous assurer que vous captez assez l’attention de votre auditoire.

La transition vers un travail flexible (à distance depuis chez soi ou depuis des espaces de coworking), s’installe durablement dans le monde du travail et l’utilisation de la vidéoconférence devient une normalité pour nombre d’entre nous. Nous espérons que ces conseils vous aideront à appréhender au mieux votre future visioconférence et à éviter les petites contrariétés souvent chronophages.