Les espaces de travail flexibles

Qu’est-ce qu’un espace de travail flexible ?

Un espace de travail flexible représente l’ensemble des mesures mises en place pour permettre à un employé de travailler quand, comment et où il le souhaite.

Concrètement, un espace de travail flexible désigne tout aménagement des horaires et du lieu de travail qui sort du cadre traditionnel (dans les bureaux de l’entreprise de 9h à 17h).

Ces aménagements prennent en compte les obligations et besoins personnels des salariés et leurs permettent d’avoir un équilibre vie professionnelle-vie personnelle dans lequel ils s’épanouissent. Certaines personnes sont plus efficaces le matin, l’après-midi ou le soir. D’autres, ont des obligations administratives, médicales ou doivent s’occuper d’enfants ou de personnes dépendantes.

Leur donner la possibilité d’organiser leur journée de travail comme ils le souhaitent, tout en leur donnant des objectifs de résultats concrets, contribue au bien-être, à l’engagement et à la productivité des employés. Sur le plan pratique, cela se traduit aussi par la possibilité de travailler au sein d’espaces de travail variés, d’où on le souhaite dans ou en dehors des bureaux traditionnels de l’entreprise.

Des enjeux d’importance pour l’employeur

Pour l’employeur, la flexibilisation du travail est une opportunité. C’est le moyen d’optimiser l’espace utilisable et d’éviter des charges supplémentaires relatives à des locaux plus grands, en l’adaptant aux besoins et profils de son équipe. Il y a moins de monde sur place et chacun peut décider, au gré de ses missions, de s’isoler dans un bureau fermé, ou encore de profiter de l’open space et des nombreuses conversations formelles et informelles qu’il favorise.

Travailler et échanger des idées dans un environnement confortable, pensé comme collaboratif, est propice à la productivité et favorise les échanges suscitant des connexions entre personnes complémentaires, mais qui jusqu’à présent, ne faisaient que se croiser.

La mise en place d’espace de travail flexible varie en fonction des spécificités de l’entreprise mais également des besoins particuliers des salariés. En ce sens, chaque « modèle » doit être adapté au cas par cas. Qu’il s’agisse de l’employeur ou de l’employé, chacun pourra atteindre ses objectifs tout en s’adaptant aux fluctuations d’activité ainsi qu’aux contraintes et aléas de la vie.

La flexibilité au travail relève donc de la stratégie d’entreprise et doit représenter la pierre angulaire de la culture d’entreprise.

Articuler la flexibilisation de vos espaces sur votre organisation de travail

Avec l’avènement de la technologie, et le développement des moyens d’informations et de communication performants, le fait d’être confiné dans un lieu de travail particulier n’est plus pertinent.

Plus besoin de perdre du temps dans les transports, on travaille d’où l’on veut et on organise sa journée comme on le souhaite. Il s’agit de l’opportunité de repenser les équilibres des temps de vie et de favoriser la conciliation vie personnelle-vie professionnelle des salariés de l’entreprise.

La flexibilisation du travail repose sur 2 axes majeurs : l’organisation des modalités du temps de travail, et la mise à disposition des conditions matérielles nécessaires à l’exécution des missions de vos collaborateurs.

Quelles organisations de travail exigent de la flexibilité ?

Le flexitime concerne encore particulièrement les cadres. Il se caractérise par une organisation qui permet aux employés ou aux équipes de choisir leurs propres horaires. Les collaborateurs décident de façon autonome et en fonction de leurs besoins, de l’heure à laquelle ils commencent et terminent leur travail.

La flexibilisation des espaces de travail s’intéresse évidemment à la répartition et l’organisation du temps de travail. La gestion des effectif et l’onboarding des collaborateurs tient naturellement compte des contrats de travail.

Ainsi, le travail à temps partiel se définit par une durée de travail établie contractuellement et qui est inférieure à la durée légale du temps de travail, soit, moins de 35 heures par semaine. Au sein de vos équipes, quelle est la proportion de collaborateurs concernée par le temps partiel ?

De même, le système des heures de travail annualisées est lui un système où le nombre total d’heures à travailler sur l’année est fixe, mais la durée de la journée ou de la semaine de travail varie au cours de l’année, en fonction de la saisonnalité de l’activité. Il vous donc tenir compte de ces paramètres contractuels.

Vous adapter aux nouvelles formes du télétravail

Tout à la fois, enjeu, solution et problématique pour la réflexion sur les espaces de travail flexibles, le télétravail est un mode d’organisation dans lequel le salarié accomplit son travail hors des locaux de son employeur. Il travaille à distance, souvent depuis la maison ou de n’importe quel endroit ayant une bonne connexion internet.

Dans la foulée de la généralisation du télétravail, l’hybrid working ou travail hybride s’ est imposé au sein des entreprises dans la continuité des dispositions prises dans le cadre épidémique. Il exige également une forte adaptation des organisations vers la flexibilisations de leurs espaces et outils de travail.

Il se présente souvent comme une juste solution entre télétravail et présence en entreprise et se traduit généralement par un ou plusieurs jours de travail à distance au domicile, en coworking, ou encore dans des locaux externes de tous types. Ce choix est généralement pris en fonction des objectifs, des circonstances plus ou moins exceptionnelles ou tout simplement des préférences personnelles des travailleurs.

En tant qu’employeur, votre réflexion sur la flexibilisation de vos espaces de travail doit nécessairement tenir compte des types de contrats de vos collaborateurs et s’ajuster à l’organisation du temps de travail dans votre entreprise. Ainsi, cette analyse doit précéder votre réflexion sur la flexibilisation de vos espaces de travail.

Comment se manifeste ce besoin en flexibilité matériellement ?

La flexibilité sur les horaires et le lieu de travail entraîne une chose : tous les salariés ne sont pas présents au sein de l’entreprise au même moment.

Pour l’employeur, l’enjeu sera de répondre efficacement à ces modes d’organisation en fournissant des équipements (notamment informatiques) performants, sécurisés et adaptés ainsi qu’en organisant les espaces ainsi libérés en fonction des activités à réaliser.

Pour répondre à ces enjeux organisationnels stratégiques, votre entreprise doit déployer des solutions d’espaces de travail flexibles répondant à un certains nombres d’exigences. Vous devez en toutes circonstance tenir vos obligations de sécurité et obligations de résultats, et donner à vos collaborateurs les moyens d’atteindre leurs objectifs.

Donner accès aux salariés à leurs outils de travail

Les espaces de travail flexibles se doivent d’être utilisables immédiatement par n’importe quel collaborateur. Les espaces doivent donc être équipés de toute la connectique (prises de courant accessibles, câbles Ethernet…), d’ordinateurs, d’écrans, d’accès à internet et l’intranet et de tout ce qui peut être nécessaire aux collaborateurs pour réaliser leurs missions.

Il est également primordial de permettre aux employés concernés de disposer d’une connexion à distance sécurisée aux outils et logiciels de travail, l’accès à ces derniers étant parfois conditionné par un réseau sécurisé (pare-feu, intranet etc.).

L’ergonomie et le confort des espaces de travail

Adapter l’espace de travail de façon à ce que les employés travaillent confortablement et en sécurité est essentiel pour assurer leur bien-être et leur productivité. Le choix du mobilier, l’éclairage et la température des locaux, la propreté et le bruit ambiant dans les espaces partagés, ou encore les distances de sécurité sont autant d’éléments qu’il faut prendre en compte.

La conception d’un espace de travail performant exige ainsi un investissement matériel important qui va au-delà des outils naturels du travailleur tertiaire. Un ordinateur et les basiques de la bureautique ne suffisent pas pour créer un environnement agréable. La décoration, ainsi que l’ensemble des facteurs agissant sur le sensoriel sont essentiels. L’ergonomie passe ainsi par la qualité du mobilier et de l’environnement visuel, la circulation et la qualité de l’air, la lumière etc…

De plus, l’espace de travail doit aussi être prêt à accueillir presque immédiatement le prochain collaborateur. Il doit pouvoir être remis en état, réinitialisé et nettoyé rapidement après utilisation.

Le développement du Flex Office

Le flex office consiste à rechercher et mettre en place le parfait équilibre entre private spaces et open spaces dans vos locaux. Les collaborateurs n’ont plus de bureau attitré mais disposent d’une palette de lieux adaptés à leurs différents besoins.

Vous pouvez par exemple, intégrer des open spaces plus petits qui aident à préserver le silence, des salles de rencontres formelles ou informelles pour les équipes, des bulles feutrées pour téléphoner à l’abri des oreilles indiscrètes ou encore des coins confortables pour travailler ou simplement se détendre.

En effet, l’amélioration de la qualité de vie au travail, passent aussi par les espaces de détente, ou de jeux qui permettent de décompresser tout au long de la journée. Ceux-ci, contrairement aux idées reçues, ne sont pas des temples de l’oisiveté et améliorent effectivement la productivité.

Les avantages des espaces de travail flexibles

Les espaces de travail flexible sont pensés pour favoriser la performance et le bien-être des collaborateurs. La mobilité accrue, les usages du numériques ainsi que les besoins et contraintes propres à chacun font qu’on ne peut plus concevoir l’environnement de travail comme on le pensait par le passé. Mais ces nouveaux modes d’organisation, bien que pouvant être déroutants à mettre en place, présentent de nombreux avantages aussi bien pour les employés que pour les employeurs.

Pour les entreprises, qui se doivent d’être agiles et adaptables face à de nombreux défis (d’occupation des lieux, de location, de coûts et plus récemment pour répondre à une pandémie pour laquelle des nouvelles mesures d’hygiène et de sécurité ont dues être mise en œuvre), les espaces de travail flexibles et l’ensemble de ses composantes sont une aubaine.

Ils confèrent aux entreprise l’agilité nécessaire pour s’adapter rapidement aux besoins évolutifs de leurs employés, mais aussi de contrôler les coûts opérationnels liés à la gestion des locaux en période de forte ou de faible affluence. Mais ce ne sont pas là les seuls avantages.

Valoriser la marque employeur

Fournir un espace de travail flexible à ses salariés valorise la marque employeur. Elle rend l’entreprise attractive et plus à même de conserver et d’attirer des talents pour qui l’épanouissement passe par la liberté de travailler comme et d’où ils le souhaitent. La possibilité d’évoluer en flex office, à domicile, depuis un cadre choisi, dans des environnement variés, et appréciés limite les facteurs de stress. Cela améliore fortement la productivité et l’inspiration des équipes, en particulier pour les créatifs.

Pour les employés, l’espace de travail flexible est synonyme d’équilibre vie privée-vie professionnelle. Le fait qu’ils puissent gérer leurs obligations personnelles et s’auto-organiser pour accomplir leurs missions professionnelles, fait qu’ils sont responsabilisés, autonomes et exemptés d’une pression négative qui dans le pire des cas, peut conduire au burn-out ou d’autres maladies professionnelles. Au sein d’un espace de travail flexible performants, ils se sentent entendus, valorisés et importants pour leur employeur.

La location de vos espaces : solution idoine de flexibilisation

En ces temps de COVID19 e fait que l’ensemble des salariés ne soient pas présents en même temps dans les mêmes locaux, évite la promiscuité et permet aux membres présents de conserver leurs distances et de circuler en sécurité.

Mais avec l’épidémie, beaucoup d’organisation se posent la question de conserver leurs bureaux. La généralisation du télétravail a donné des idées aux entreprises qui sollicitent ponctuellement ou durablement les coworking et résidences d’affaires spécialisées pour disposer d’espaces de travail flexibles.

Dans ces conditions, les salariés peuvent évoluer dans des conditions de travail haut de gamme optimales. Les espaces étant également parfaitement accessibles, organisés et optimisés pour chacune de leurs tâches, toutes les conditions y sont réunies pour une meilleure implication dans leur travail. Ils s’organisent comme ils l’entendent et gagnent naturellement en efficience.

Par ailleurs, lorsque le choix des lieux de location se fait en fonction de la répartition géographique des équipes, cela permet même de faire des économies non négligeables sur les coûts du transport au bureau sans mentionner le stress lié aux embouteillages et aux retards.

Il n’est donc pas surprenant d’apprendre que d’après une étude Harris-Interactive pour Cetelem, 76% des Français pensent que le développement de ces pratiques est une bonne chose tant pour les entreprises que pour les salariés Ces données sont confirmées par l’étude menée par le Boston Consulting Group dans laquelle 78% des talents français disent plébisciter le modèle hybride.

Employeurs et entrepreneurs mesurent bien cette appétence et l’injonction au changement qu’elle induit. De fait, la location de vos espaces de travail est à l’évidence une solution parfaite pour conférer à votre entreprise l’agilité dont elle a besoin.

Fort de son expérience, InSitu vous accompagne avec vos équipes au quotidien vers les évolutions incarnées par les espaces de travail flexibles.

Développeur de concepts d’espaces de travail innovants synonymes de grande qualité, d’efficacité et de flexibilité, InSitu permet également l’externalisation des activités de facilty management pour que les entreprises puissent se consacrer uniquement à leurs projets leurs cœurs de métiers.